Без рубрики

Как спланировать банкет?

Если вам поручено планировать банкет, процесс может показаться сложным. От выбора подходящего места до создания идеального меню, вы хотите спланировать захватывающее событие, которое по-настоящему удивит ваших гостей. Независимо от того, проводите ли вы корпоративную праздничную вечеринку или воссоединение в старших классах, воспользуйтесь этим пошаговым руководством, чтобы спланировать банкет как профессионал.

1. ОПРЕДЕЛИТЕ ЦЕЛЬ ВАШЕГО МЕРОПРИЯТИЯ

Банкеты могут служить различным целям — ваш банкет может быть благотворительным мероприятием по сбору средств или празднованием крупных достижений в вашей компании. Банкеты также могут быть проведены для помолвки, дня рождения, праздника, юбилея, окончания школы, выхода на пенсию или любого другого случая.

Сначала определите цель вашего банкета, потому что эта цель будет направлять все ваши другие решения по планированию. У банкета для выхода на пенсию ключевого сотрудника может быть профессиональное и утонченное чувство, в то время как празднование годовщины может быть более легким и веселым. Цель вашего мероприятия также будет влиять на меню, украшения, развлечения и даже дизайн приглашений.

Определите свой бюджет

2. ОПРЕДЕЛИТЕ СВОЙ БЮДЖЕТ

Вы можете запланировать потрясающий банкет с ограниченным бюджетом, или вы можете изо всех сил с самой прекрасной едой, шикарными художественными оформлениями и премиальными развлечениями. В любом случае, заранее определите общий бюджет, чтобы не тратить больше, чем вы рассчитывали. При создании бюджета для вашего банкета , сначала рассмотрите три основных области:

  1. Место проведения:  бронирование места часто является самым большим расходом на банкет и играет решающую роль в успехе вашего мероприятия. Ищите место, которое достаточно велико, чтобы комфортно разместить ваших гостей без лишнего места. Стиль банкетного зала также повлияет на ощущение вашего банкета, будь то элегантный и стильный или чистый и простой.
  2. Еда и напитки.  Некоторые банкетные залы предоставляют услуги общественного питания, что позволяет сократить расходы на еду и напитки. Если место, которое вы рассматриваете, не предлагает кейтеринг, свяжитесь с ресторанами или кейтеринговыми компаниями в этом районе и запросите расценки на обслуживание ожидаемого количества гостей.
  3. Развлечения: в зависимости от цели вашего банкета, развлечения могут варьироваться от презентации до полномасштабного живого выступления с танцами. Спросите цены у артистов или музыкантов, которых вы рассматриваете. Если вы хотите сэкономить на расходах на развлечения, попробуйте просто проиграть фоновую музыку через звуковую систему.

После того, как вы отложите деньги на эти основные функции вашего банкета, вы можете добавить дополнительные позиции. Некоторые другие области для включения:

  • Украшения
  • Гостевой транспорт
  • Гостиничный персонал
  • Персонал управления событиями
  • Безопасность событий
  • Фотограф события
  • реклама

Некоторые из этих расходов могут быть включены в стоимость вашего места проведения — многие банкетные залы предоставляют гостеприимный персонал, организацию мероприятий, столовое постельное белье и украшения. Ваше место может даже предложить гостевой парковщик за дополнительную плату. Выбор места с инклюзивными услугами может упростить процесс составления бюджета, поэтому вы можете сосредоточиться на создании идеального гостевого опыта вместо управления расходами и платежами.

Если вы проводите банкет в качестве сборщика средств, используйте свой бюджет расходов, чтобы определить подходящую цену билета, которая будет приносить прибыль. Если вы не хотите брать слишком большую плату за билеты, вы также можете обратиться за спонсорской помощью в местные компании.

3. ВЫБЕРИТЕ МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ

Следующим шагом является обеспечение отличного места для вашего мероприятия. Лучшие банкетные залы часто бронируются заранее, особенно в праздничные сезоны, поэтому начните искать место как можно скорее. Выберите место, которое соответствует размеру гостей, которых вы планируете пригласить, и соответствует стилю и настроению вашего мероприятия. Если вы хотите провести случайный обед, выберите простое место. Если вы хотите провести элегантный корпоративный ужин, ищите место с изысканностью и классом.

Место вашего банкета также должно быть легко найти, чтобы гости не заблудились на пути к вашему мероприятию. Если вы планируете привезти с собой развлекательное оборудование или большие украшения, убедитесь, что к банкетному залу легко добраться с парковочными местами для продавцов и поставщиков.

Когда вы связываетесь с потенциальными местами встречи, имейте в виду некоторую основную информацию о вашем банкетном плане, в том числе ваш предполагаемый бюджет, примерное количество гостей, стиль питания, который вы хотите иметь, и представление о типе развлечений, которые может предложить ваш банкет. Запросите перечень банкетных услуг, которые предоставляет место проведения, таких как кейтеринг, постельное белье, обслуживающий персонал, бармены, организатор мероприятий и звуковое или проекционное оборудование.

4. УСТАНОВИТЕ ДАТУ И ВРЕМЯ

Как только вы нашли место, которое вы любите, спросите, какие даты у них есть для вашего банкета. Попробуйте выбрать день, который не противоречит другим важным событиям, таким как популярные местные спортивные мероприятия, загородные конференции или праздники, когда люди часто путешествуют. Если гости приходят на ваш банкет из другого города, подумайте о днях, когда этим гостям будет проще всего посетить ваше мероприятие.

Устанавливая время для вашего мероприятия, не делайте это слишком рано или слишком поздно. Если вы решили провести банкет в будний день, оставьте своим гостям достаточно времени, чтобы подготовиться и добраться до места, не торопясь после работы. Бронирование места проведения банкета в будние дни также может быть отличным способом сократить ваши расходы, если у вас ограниченный бюджет.

5. ОПРЕДЕЛИТЕ ТИП ПИТАНИЯ

Банкетная трапеза — центральная часть ночи, поэтому очень важно, чтобы вы хорошо спланировали свое меню. Однако, прежде чем вы сможете погрузиться в увлекательный процесс планирования меню, вы должны сначала выбрать тип обеда, который вы хотите. Вот несколько популярных вариантов питания на банкетах:

  • Подача блюд: блюдо  из нескольких блюд является классическим вариантом для элегантного банкета, который никогда не перестанет удивлять. Выбор обслуживаемой еды также не должен нарушать ваш бюджет — места проведения мероприятий часто предлагают несколько уровней пакетов с ужином на выбор.
  • Еда  в форме шведского стола : Буфеты часто являются более доступным вариантом, который позволяет вашим гостям есть столько, сколько они захотят в течение всего вечера. Тем не менее, буфеты, как правило, выглядят более непринужденно, что может не подходить для очень официальных мероприятий.
  • Закуски:  все любят хорошую коктейльную вечеринку, а подача только закусок на ваш банкет может сократить расходы, но при этом предоставить стильный опыт. Гости могут пастись всю ночь, наслаждаясь вкусными закусками, такими как морские гребешки в беконе, фаршированные грибы и свежий крудит. Праздничный банкет также способствует общению и общению с гостями.
  • Комбинация: Вы можете начать свое мероприятие с закусок во внутреннем дворике, а затем переместиться в банкетный зал, чтобы отведать блюда или фуршет. Предоставление коктейля за час до официальной трапезы позволяет гостям пообщаться, прежде чем уделять внимание главному докладчику или презентации во время ужина.

Определите тип общественного питания: типы популярных вариантов общественного питания

Если место проведения мероприятия предусматривает питание, спросите, какие виды общественного питания у них есть. Выберите обед, который соответствует вашему бюджету и цели вашего банкета.

6. ЗАПЛАНИРУЙТЕ БАНКЕТНОЕ МЕНЮ

Как только вы узнаете, какую еду вы хотите предложить, вы можете приступить к созданию банкетного меню , которое порадует гостей.

Сначала рассмотрим профиль ваших гостей. Определите, какие у них предпочтения в еде, исходя из их возраста, интересов и уровня профессионализма. Например, вашими гостями могут быть спортсмены, заботящиеся о своем здоровье, которые предпочитают более легкое питание, или творческие молодые специалисты, которые оценят более смелый и элегантный ужин. Правильное меню также будет зависеть от времени суток — обеденные банкеты, как правило, содержат более простые пункты меню, такие как бутерброды и салаты, в то время как официальные обеденные банкеты часто предлагают полные закуски, такие как филе миньон или курица с миндальной корочкой.

Ваше банкетное меню должно также учитывать любые диетические ограничения ваших гостей. Предоставьте жилье для гостей, которые по возможности придерживаются веганской, вегетарианской и безглютеновой диеты. Шведские столы могут помочь гостям выбрать именно то, что они хотят съесть, и многие кейтеринговые компании также предлагают специальные блюда для людей с аллергией или другими ограничениями питания.

Убедитесь, что все на вашем буфете или закусках четко обозначены. Если вы подаете еду, предлагая несколько вариантов блюд, вы также сможете найти то, что им по вкусу.

Воспользуйтесь услугами профессионалов на сайте catering-corporativ.kiev.ua/.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *